مدونة التجارة الالكترونية

2

إقامة المؤتمرات – افتراضيا ً ( قصة نجاح )

مازن الضراب 13 مايو 2011

تقام العديد من المؤتمرات والندوات والملتقيات العلمية حول العالم لأهداف مختلفة ، ولعل قاسم مشترك أساسي بينها هو وجود متحدثين من أكثر من جهة ومن أكثر من دولة لإثراء محتوى الفعالية . الإشكال في تنوع المتحدثين هو صعوبة التنسيق معهم لا سيما إن كانوا يسكنون في دولة أخرى . إلى جانب ذلك ، فتكاليف إحضار المتحدثين تكون عالية جداً لأنك مطالب بالتكفل بمصاريف التذاكر والإقامة على أقل تقدير .

دُعيت من قبل نادي ريادي الأعمال عن طريق الأخ / راكان العيدي للمشاركة في “مؤتمر افتراضي Virtual conference ” وإعطاء كلمة عن تجربتي في الابتعاث وكيف يمكن تحويل فرصة الابتعاث إلى فرصة ريادية . كنت – وحتى آخر لحظة – قلق لأني وللمرة الأولى أشارك في هذا النوع من المؤتمرات .  انتهى المؤتمر ووجدته شخصياً من أثرى المؤتمرات التي حضرتها – بعد اطلاعي على التسجيل – وعند عودتي وسؤالي الأخ / راكان عن الأثر الراجع وجدت أنه هناك الكثير من الدروس المستفادة من هذه التجربة صغتها على شكل أسئلة ووجهتها إلى أخونا راكان لمشاركتها معكم في هذه التدوينة حول المؤتمرات الافتراضية .

  • ماهي فكرة المنتدى ؟

فكرة المنتدى عبارة عن تنظيم مجموعة من الجلسات التي تغطي عدة جوانب عن ريادة الأعمال للطلبة المبتعثين في استراليا ونيوزيلندا، وذلك لتسليط الضوء على ريادة الأعمال كخيار وظيفي إستراتيجي للمبتعثين والمبتعثات عند عودتهم للمملكة.

  • ماهي الأسباب التي دعتكم لاتخاذ القرار بتحويل المؤتمر إلى مؤتمر افتراضي – عن بُعد ؟
  1. إيماناً بدور التكنولوجيا في تسهيل حياتنا صعوبة جمع هذا الجمع من المتخصصين في مكان واحد في وقت واحد
  2. ناهيك عن أن المكان هو أستراليا والتي تقع في أقصى الأرض وليست من المحطات التي تكثر زيارتها من قبل متحدثينا التكاليف العالية من طيران وإقامة وإعاشة والتي سيتحملها المنتدى في حال تم توجيه الدعوة للمتحدثين للحضور شخصيا عدم وجود سوق او ماركت للمنتدى حاليا، حيث أنه كان أول منتدى من نوعه في جانب ريادة الأعمال، وأول منتدى على مستوى مدينة برزبن ينظمه المبتعثين ولم نكن نضمن ذاك العدد المرتفع من الحضور الكفيل بإنجاح المنتدى .
  • ماهي المخاطر التي كنتم تخشونها حينما اتخذتم القرار بتحويل المؤتمر إلى مؤتمر افتراضي ؟
  1. يقال انك لا تستطيع ان تثق بالتقنية، ولكننا ولله الحمد وضعنا ثقتنا فيها بعد العديد من عمليات المحاكاة للمنتدى عن طريق أكثر من تقنية وبرنامج وتطبيق ونجحنا في حصر ثلاث طرق لإقامة المنتدى إفتراضيا- حيث انه كان لدينا خطة أ وخطة ب وخطة ج
  2. الخطورة الثانية تكمن في عامل الوقت، حيث انه لو حصل اي انقطاع او مشكلة تقنية، فإن ذلك سوف يؤثر قطعا على جميع المتحدثين وسوف يؤخر المنتدى ويربك جدوله

 

  • ماهي المنافع التي حصلتم عليها بتحويلكم المؤتمر إلى مؤتمر إلكتروني ؟

كثيرة جدا ولله الحمد منها :

  1. انخفاض التكاليف، حيث لم تتعدى حاجز $٥٠٠ دولار استرالي – اذا ما استثنينا طعام العشاء للحضور الذي جاوز المائة شخص
  2. سهولة الوصول للمتحدثين، حيث كل ما يُتطلب منهم هو تخصيص ساعة من وقتهم في ذلك اليوم لنا ومن ثم يستطيعون العودة لروتينهم اليومي بشكل طبيعي
  3. فريق العمل الصغير، حيث لم يتجاوز عددهم ٥ اشخاص للمنتدى ككل، ومن ثم ٥ آخرون في يوم الحدث واليوم الذي سبقه
  4. بث المنتدى مباشرة عبر الإنترنت واجهزة الآيفون والآيباد، مما اتاح الفرصة لمتابعة وقائع جلساته من المدن الإسترالية الإخرى والمملكة وامريكا
  5. سهولة التخطيط والتنفيذ -مقارنة بالمنتديات العادية طبعا. حيث استغرق التخطيط والتنفيذ والتصميم قرابة الشهرين من العمل
  6. امكانية إشراك جهات أخرى في تصميم وتنفيذ المنتدى من حول العالم
  • ماهي الأدوات التي استخدمتموها في عملكم لإخراج المؤتمر بهذه الصورة وتحويله ليكون افتراضياً ؟

عدة برامج منها سكايب و لايف ستريم وبرامج الاوفيس بالاضافة طبعا لاتصال انترنت سريع وميكروفانات وميكسر لدمج الاصوات وسماعات

  • كيف تقيم التجربة عموماً ، وهل ستعيدون الكرة ؟

التجربة ولله الحمد كانت ناجحة جدا ولم نواجه ايه مشاكل تقنية في يوم المنتدى مما انعكس على الانطباع العام لدى الحضور والمتابعين والمتحدثين، وبلا شك سوف نعيد الكرة والطموح الآن اصبح أكبر

 

شعار نادي الرياديين السعوديين

شعار نادي الرياديين السعوديين

  • نصيحة عامة لمَن يفكر في بدء مؤتمر- عن بُعد أو افتراضي –
  1. التصميم الجيد للمنتدى من ناحية المحتوى والمحاور
  2. التنسيق مع المتحدثين من وقت مبكر والتآكيد عليهم ان يوم المنتدى هو يوم مناسب لهم ويتوافر لديهم اتصال انتنرنت سريع في ذلك اليوم
  3. الاعلان بشكل جيد للمنتدى وبوقت كاف وتوضيح روابط التسجيل والفعاليات المصاحبة والمتحدثين الخ
  4. ضرورة مراعاة وضع المتابعين من ناحية وجود الاستراحات والتغيير في المحتوى حتى لا يكون منتدى من اتجاه واحد، متحدث ومتلقي مع مراعاة ان يتخلل المنتدى عرض لمقاطع فيديو ممتعة وبعيدة عن الملل
  5. الانفاق على الدعم التقني او ال IT ، حيث أنه في حالتنا قمنا بالاستعانة باحد المتخصصين الاستراليين في الدعم التقني وكانت نصف الميزانية له ولكن حتى نضمن اصلاح اي مشكلة حال حدوثها بدلا من البحث عن الحلول بانفسنا
  6. تجربة الاتصال مع المتحدثين قبل المنتدى والتاكد ان اجهزتهم تدعم البرامج المستخدمة وانها محدثة الى آخر نسخة
  7. عمل أكثر من محاكاة قبل المنتدى وتتضمن كل شي من فقرات وادارة الجلسات وطريقة الاتصال وغيره

 

راكان العيدي - مؤسس نادي ريادي الأعمال

راكان العيدي - مؤسس نادي ريادي الأعمال

نشكر الأخ / راكان على مشاركته التجربة ، ونتمنى أن نرى تجارب أخرى شبيهة لمنتديات افتراضية ثرية لا تهدف بشكل أساسي إلى الربح المبالغ فيه .

 

(2) من التعليقات

  1. احيي الاخ راكان على الفكرة والمنجز
    نعم نستطيع تطويع التقنية لاثراء النقاشات الهامة … منتدى افتراضي حي
    واشكرك على النصائح السبع والتي ستكون هامة بالنسبة لما نويته انا وفعلته انت

    بالتوفيق للجميع

أتركوا تعليقا

سجلوا دخلوكم الى حسابكم

لم تتمكنوا من تذكركلمة مروركم ?

تسجلوا معنا