مدونة التجارة الالكترونية

2

كيف استفادت الملحقيات الثقافية من نظم تدفق الأعمال ؟

مازن الضراب 29 مايو 2010

تكلمنا في المدونة وفي تدوينات سابقة عن – الأتمتة – وكيف أن استخدامها في المنشآت يساهم في زيادة الفاعلية وتقليل الأعمال الروتينية. وذكرنا أن أحد الأدوات التي تساعد في تطبيق الأتمتة أداة تدعى : أنظمة تدفّق الأعمال .

في هذه التدوينة لن نفصّل كثيراً في الجانب التقني لأنظمة تدفق الأعمال ، لأن الأخ / أحمد النيب في مدونة عالم التقنية ، تكلّم وفصّل في هذه الأنظمة ولمن أراد الاستزادة عليه الرجوع لهذين الموضوعين :

نظم تدفق الأعمال Workflow Management Systems  ( الجزء الأول | الجزء الثاني )

سنطرح آليات وتطبيقات الاستخدام لمثل تلك الأنظمة ، وكيف تكون إضافة هذه الأنظمة للمؤسسة ، عن طريق تسليط الضوء على مثال عملي من أرض الواقع .

مثال عملي / بوابة الطلبة المبتعثين


كمبتعث سعودي يدرس في الخارج ، المسؤول الأول عننا هي الملحقيات الثقافية السعودية في البلاد التي ندرس فيها . الملحقية تخصص ملف لكل طالب ، وتهتم بمتابعة معاملاته المتعلقة بدراسته وتلك المتعلقة بشؤون ابتعاثه . في الملحقية مشرف دراسي يتابع مجموعة من الطلبة ، مهمة المشرف هو مباشرة المعاملات الواردة من الطلبة وتحويلها للأقسام ذات العلاقة .

الملحقية الثقافية في أستراليا كان لديها نظام خاص بها لمتابعة المعاملات ، ولكن قبل أسابيع أطلقت وزارة التعليم العالي نظام الكتروني موحّد لإدارة شؤون المبتعثين . النظام سيتم تعميمه على دول الابتعاث وأطلقت عليه اسم : بوابة المبتعثين . النظام يقوم بشكل كامل على أنظمة تدفق الأعمال Workflow System ويمكّن الطالب من إنجاز جميع معاملاته الكترونياً دون الحاجة إلى استخدام المعاملات الورقية أو طباعة بعض التقارير وإعادة إرسالها .

الوضع السابق قبل نظام تدفق الأعمال (بوابة المبتعثين)  :

كان هناك نظام الكتروني خاص بكل ملحقية تم برمجته بطريقة ذاتية  . النظام كان يوفر اسم مستخدم وكلمة مرور لكل مبتعث . يمكن للمبتعث بعد الدخول لحسابه القيام ببعض المهام ومتابعة طلباته الكترونياً . إلا أن بعض المعاملات ( مثلاً / طلب إجازة وتذاكر سفر ) يتطلب من المبتعث القيام بأكثر من خطوة :

  • إتمام عملية الحجز عن طريق مكتب السفر.
  • تقديم طلب إجازة الكتروني.
  • تعبئة نموذج طلب إجازة ( ملف وورد موجود في قسم الوثائق في الموقع ) وتعبئته يدوياً ، ومن ثم توقيعه وإعادة إرساله بالبريد العادي أو الالكتروني .

يقوم الموظف بعدها في الملحقية باستقبال الطلب ، وفتح معاملة جديدة (يدوياً) والتأكد من أحقيّة الطالب بالحصول على التذكرة (بمقارنة تاريخ آخر تذكرة تم صرفها له)  ثم بعد ذلك بإرسال أمر الإركاب للطالب ليستخدمه مع مكتب السفر والسياحة لإصدار التذاكر .

بعد استحداث – بوابة المبتعثين- :

وبعد تسجيل الدخول واختيار طلب إجازة / تذاكر سفر ، يمكن تعبئة الاستمارة كاملة وإرسالها مباشرة عن طريق نظام تدفق الأعمال في الموقع.

النموذج الالكتروني لطلب تذكرة سفر

فيما يلي بعض المميزات العامة ، وبعض المعوقات في تطبيق مثل تلك الأنظمة :

  • تقليل استخدام الورق : كما شاهدنا ، لم يعد هناك حاجة لاستخدام المعاملات الورقية ، والاعتماد سيكون بشكل كلي على النماذج والمعاملات الالكترونية .
  • سرعة إنجاز المعاملات : فعوضاً عن الانتظار حتى وصول المعاملات لمقر الملحقية ، ثم بعد ذلك التحقق من أحقية المبتعث بالحصول على إجازة ، أصبحت الأمور الآن تدار من مكان واحد.
  • الحصول على تقارير آنية وآلية : إذا أراد أي مسؤول عالي الحصول على تقارير ، عن عدد المعاملات المُنجزة ، وكم معدّل إنجاز كل موظف ، فسيمكنه ذلك بشكل آلي ودون الحاجة إلى الرجوع للموظف وطلب تقرير منه عن عدد المعاملات التي قام بإنجازها !

تطبيق النظام قد تشوبه بعض المعوقات ، أبرزها :

  • النواحي الأمنية : البعض لا يزال يصر على أن التوقيع اليدوي هو الوسيلة الوحيدة لإثبات صحة الهوية للشخص . إلا أن ذلك أيضاً من الممكن تأمينه عن طريق استخدام التوقيع الالكتروني .
  • الربط والتكامل : عملية التحوّل من النظام القديم إلى النظام الحديث ، يشكّل تحدي كبير ويتطلب وقت وجهد كبيرين . هذا الأمر من الممكن النظر إليه من جانب تقني أو حتى من جانب إداري . بعض الأنظمة القديمة لم يتم بناؤها على أسس صحيحة ولا توجد وثائق تفصيلية مصاحبة تفصّل قواعد البيانات أو الكود المستخدم . في الجانب الإداري ، قد يواجه المدراء عدم تقبل من الموظفين في تطبيق النظام الجديد مما ينتج عنه ممانعة التحوّل أو تعطيله.

قد نستعرض في المستقبل ، أسماء لأنظمة مفتوحة المصدر يمكنك استخدامها لبدء أنظمة تدفق الأعمال الخاصة بمشأتك أو مواضيع ذات صلة بهذا العنوان العريض . تابعونا 🙂

(2) من التعليقات

  1. تنبيهات: العالم بلا أوراق مع التجارة الالكترونية ! | مدونة التجارة الالكترونية

  2. تنبيهات: | مدونة الاحلام

أتركوا تعليقا

سجلوا دخلوكم الى حسابكم

لم تتمكنوا من تذكركلمة مروركم ?

تسجلوا معنا